Nichtstun wird in unserer Gesellschaft nicht gern gesehen. Wer Dinge aufschiebt, gilt rasch als unorganisiert, undiszipliniert oder faul. Doch in vielen Fällen steckt ganz etwas anderes dahinter.

Meistens prokrastinieren wir nicht, weil wir nichts tun wollen. Im Gegenteil, wir haben oft so Ideen, Träume und Visionen, dass wir ganz einfach von uns selbst überfordert sind. Und als Reaktion darauf tun wir dann einfach gar nichts.

Es passiert dauernd, wir haben zu viele Themen, die uns wichtig sind, zu viele Möglichkeiten, die uns offen stehen, zu viele Wege, die wir gehen könnten. Und alles erscheint gleich wichtig, da alles parallel läuft und unsere Aufmerksamkeit fordert.

Doch wenn alles wichtig ist, wird es schwierig eine Entscheidung zu treffen, wie und wo wir anfangen wollen. Und diese Unfähigkeit zu wählen und zu starten führt dazu, dass wir prokrastinieren. Es ist keine bewusste Entscheidung gegen das Tun, sondern eine Schutzreaktion unseres Inneren vor einer möglichen Überlastung.

Solange uns nicht klar ist, was im Moment Vorrang hat, bleibt jede Entscheidung ein schmerzhafter Kompromiss. Egal womit wir beginnen, es fühlt sich immer so an, als ob wir etwas anderes vernachlässigen, eigentlich gerade ganz etwas anderes tun sollten.

Ein weiterer Grund für das Aufschieben ist unser hoher Anspruch an uns selbst. Wir sind uns gegenüber oft viel strenger und unbarmherziger als unsere Umgebung.

Wir wollen unsere Projekte und Aufgaben nicht einfach nur erledigen, wir wollen sie gut machen, sie sollen durchdacht sein, sinnvoll, am besten perfekt.

Je wichtiger uns eine Idee ist, umso größer ist die Hürde, auch wirklich loszulegen. Denn es geht nicht nur darum, einfach anzufangen, sondern wir wollen es richtig machen, und erhöhen so den Druck auf uns selbst. Unser eigener Perfektionismus ist der Feind unserer Produktivität. Mehr zum Thema Perfektionismus lies gern in meinem Blogartikel zum Thema.

Wir bauen Selbstzweifel auf und warten lieber auf den perfekten Zeitpunkt als einen unperfekten ersten Schritt zu machen. Wir suchen nach Gründen, noch nicht loszulegen, planen immer weiter oder grübeln, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt.

Prokrastination kann auch ganz pragmatische Gründe haben. Manche Aufgaben sind ganz einfach anstrengend, langweilig oder mühsam, gehören aber auch gemacht. Da fühlen wir uns plötzlich beschäftigt, indem wir völlig unnötige Dinge tun. Wir flüchten in eine Schein-Produktivität, um das unangenehme Gefühl, das die eigentliche Aufgabe uns vermittelt, zu vermeiden.

Wer noch nie ganz dringend die Nägel lackieren, alle Buntstifte der Kinder spitzen oder den Zeitschriftenstapel neu ordnen musste, wenn eigentlich Zeit für einen Wohnungsputz gewesen wäre oder eine Präsentation fertiggestellt werden sollte… der werfe gerne den ersten Stein.

Es klingt einfach, und doch ist es oft sehr schwer: Priorisieren. Denn Priorisieren bedeutet bewerten: Was ist so wichtig, dass es nicht warten kann? Was muss ich selbst tun und was kann ich delegieren oder eine Zeit lang ignorieren?

Was von außen betrachtet oft logisch und einfach erscheint, kommt uns selbst manchmal überfordernd vor. Denn in unserem Kopf wirken so viele unserer Aufgaben auf den ersten Blick unaufschiebbar und superwichtig und erst bei näherem Hinsehen erkennen wir, dass das eigentlich gar nicht stimmt.

Wenn wir genau hinsehen, ist es uns auch möglich, eine logische Reihenfolge zu erkennen. Das hilft, um Dinge nicht mehr alle gleichzeitig, sondern hintereinander anzugehen. Und es schafft die Möglichkeit, sich für einzelne Projekte die Zeit zu nehmen, die es braucht, ohne das Gefühl zu haben, dabei ganz viel anderes zu vernachlässigen.

Unsere Zeit und Energie sind nicht unendlich. Es hilft daher sehr, zu fokussieren, statt unermüdlich von einem Thema zum nächsten zu springen und dabei nirgends wirklich voranzukommen. Denn wir Menschen sind nicht fürs Multitasking gemacht, der Versuch alles gleichzeitig zu machen, hemmt uns und reduziert die Qualität unserer Arbeit. Das hat die American Psychological Association schon 2009 erkannt und mit Studienergebnissen untermauert, zur Studie einfach den LINK anklicken.

Prioritäten setzen, das heißt sich selbst wichtig zu nehmen und Entscheidungen zu treffen, die für die eigene Arbeit und für das eigene Wohlbefinden vorteilhaft sind. So schaffen wir eine Struktur, die es möglich macht, einen Anfang zu finden und Dinge auch wirklich zu Ende zu bringen, nicht alle gleichzeitig, aber in der Reihenfolge, die für uns passt.

Sich gegen etwas zu entscheiden, wenn auch nur für den Moment, fühlt sich oft unangenehm an. Wir haben Angst, etwas zu verpassen (das sogenannte FOMO – fear of missing out) oder andere zu enttäuschen. Wenn wir eine Aufgabe priorisieren sagen wir automatisch „nein“ zu vielen anderen Dingen, und das erfordert Mut.

Denn wir haben oft schon sehr früh gelernt, dass Nein-Sagen unhöflich ist. Doch ein Nein zu einer nicht so wichtigen Sache ist gleichzeitig ein Ja zu dir selbst, deinen Bedürfnissen und deinen eigentlichen Zielen. Wir wollen weg davon, alles irgendwie hinzubekommen und hin zu einer durchdachten und strukturierten Reihenfolge.

Priorisieren zu können ist Übungssache. Es zu nutzen, macht den entscheidenden Unterschied zwischen „ich habe viele Ideen“ und „ich setze wirklich etwas um“. Nur durch Priorisieren arbeiten wir in unserem eigenen Tempo und mit unseren eigenen Prioritäten und reagieren nicht mehr hauptsächlich auf Anforderungen von außen. Wir wollen uns auf das fokussieren was gerade am Dringendsten und Wichtigsten ist, und uns dann zu den weniger dringenden und weniger wichtigen Aufgaben durcharbeiten – und dabei das gute Gefühl haben, den Überblick zu behalten.

Solange wir unsere Träume und Wünsche, unsere endlos lange Liste an Aufgaben und Erwartungen, die wir erfüllen wollen, nur im Kopf haben, kann leicht das immerwährende Gefühl entstehen, etwas zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.

Der erste praktische Schritt ist daher sehr simpel, aber sehr wichtig:

Schreibe all deine Gedanken auf.

Nimm dazu ein großes Blatt Papier oder ein digitales Dokument und leere deinen Kopf:

• Welche Aufgaben stehen heute, diese Woche, diesen Monat an?
• Welche Ideen beschäftigen dich?
• Was müsstest/solltest/könntest du alles tun?
• Welche Projekte liegen angefangen in der Ecke?
• Welche sozialen Verpflichtungen belasten dich?

Erst wenn alles sichtbar vor dir ist, verliert das Chaos seine Macht. Oft erkennen wir schon beim Aufschreiben und Durchlesen, dass viele Punkte gar nicht so dringend sind, wie sie sich in unserem Kopf angefühlt haben.

Zehn Dinge gleichzeitig zu machen klappt einfach nicht, auch nicht, wenn wir besser organisieren oder effizienter arbeiten. Und die Enttäuschung danach ist umso größer, wenn wieder nichts zu Ende gebracht wurde. Selbst wenn es irgendwo einen kleinen Erfolg gab, geht dieser oft unter zwischen den vielen anderen unfertigen oder unerledigten Dingen.

Daher ist es nicht nur wichtig zu priorisieren, sondern auch Zeitfenster zu schaffen, in denen wir fokussiert an einer Aufgabe arbeiten, die wir vorher als dringend notwendig identifiziert haben.

Um einen Überblick zu erhalten, was wirklich dringend und wichtig ist, ist die Eisenhower-Matrix ein hilfreiches Werkzeug. Sie hilft uns, den Unterschied zwischen dringend (= etwas, das sofort erledigt werden muss) und wichtig (= etwas, das langfristig weiterbringt) zu verstehen.

Sortiere alle deine Aufgaben aus der vorher erstellten Liste in eines der vier Felder ein:

• Wichtig und dringend: sollte zeitnah erledigt werden. Hier kann nicht gewartet werden, diese Punkte müssen sofort erledigt werden. Beispiele können z.B. eine Deadline morgen im Job, ein krankes Kind oder ein Wasserrohrbruch sein.
• Wichtig, aber nicht dringend: sollte auf jeden Fall erledigt werden, kann aber für einen etwas späteren Zeitpunkt eingeplant werden. Viele Punkte, die die persönliche Entwicklung betreffen, liegen in diesem Quadranten wie z.B. Sport, Vorsorgeuntersuchungen, Zeit mit dem Partner oder die Planung der beruflichen Zukunft. Es ist wichtig, die Wichtigkeit dieser Punkte zu erkennen und sie fix einzuplanen, sonst werden sie oft nie passieren, weil sie immer wieder von anderen, scheinbar dringenderen Punkten überlagert werden.
• Dringend, aber nicht wichtig: diese Punkte können oft delegiert oder minimiert werden. Oft sind Aufgaben in diesem Quadranten getrieben von den Erwartungen anderer. Anrufe, unangekündige Besuche, Emails, die sofort beantwortet werden sollten… vieles, was zwar im Moment dringend wirkt, aber deine eigenen Ziele langfristig nicht unterstützen. Hier ist es wichtig zu lernen, Grenzen zu setzen und auch mal Aufgaben abzugeben.
• Weder wichtig, noch dringend: überlege, ob es wirklich notwendig ist, diese Aufgabe zu erledigen, was kann davon einfach ersetzt werden. „Aufgaben“ in diesem Bereich können auch Zeitfresser wie das endlose Scrollen auf Social Media, das Lesen von irrelevanten Newslettern oder das dritte Mal Staubwischen am gleichen Tag sein.

Um die Aufgaben, Ideen und Projekte, die du vorher notiert hast in eine gute Reihenfolge zu bringen, ist es hilfreich sich kritische Fragen zu stellen:

• Was bringt mich weiter, nicht nur kurzfristig sondern auch langfristig?
• Was sind die Konsequenzen, wenn ich etwas nicht mache?
• Was fühlt sich nur dringend an, weil jemand anderer Druck macht oder weil es „immer schon so war“?

Diese Einteilung ist kein starres System, sondern sie gibt Orientierung und hilft dabei, einzuordnen statt nur ein Gefühl zu haben, was gerade wirklich wichtig ist.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist es, die geplante Reihenfolge auch schriftlich festzuhalten, konkrete Timings festzulegen (nicht „irgendwann“ sondern „übermorgen“) und auch anzuerkennen, wenn eine Aufgabe wie geplant erledigt wurde.

Wir haben oft sehr viele Ideen, Wünsche, Visionen, Träume und wissen auch oft sehr genau, was wir gerne hätten, was wir verändern wollen, was „eigentlich gut“ wäre. Oft sind das große Ideen, viel zu groß um sie wirklich als Ganzes vor sich zu sehen, in die wir oft schon viele Gedanken investiert haben und wo wir schon erste Vorstellungen haben, wie wir sie erreichen können. Doch vieles ist noch unklar, unsicher, viel zu vage um wirklich loslegen zu können. Es fehlt die Klarheit, die uns dazu bringt auch wirklich loszulegen.

Wünsche und Visionen sind wichtig für uns. Sie sind unsere Richtungsgeber, sie zeigen auf, was uns beschäftigt, wie wir uns unser Leben vorstellen und in welche Richtung wir uns entwickeln wollen.

Ein Wunsch kann z.B. sein „ich möchte gesünder leben“ oder „ich möchte beruflich etwas verändern“. Das ist noch kein Ziel, aber es ist ein Anfang.

Eine Vision geht oft noch weiter, sie beschreibt ein größeres Bild, sie vermittelt uns ein Gefühl davon, wie sich das eigene Leben anfühlen könnte. Visionen sind oft nicht konkret, aber sie geben Orientierung, weil sie uns zeigen, was uns wichtig ist.

Ein Ziel entsteht immer dann, wenn wir aus unseren Wünschen und Visionen Konkretes ableiten.

So wird z.B. aus dem Wunsch „Ich möchte gesünder leben“ das Ziel „Ich gehe ab nächster Woche zweimal pro Woche eine halbe Stunde spazieren“.

Das ist greifbar und kann umgesetzt werden und wir können auch sofort überprüfen, ob es passiert ist oder nicht. So schaffen wir uns selbst Erfolgserlebnisse bzw. sind in der Lage zu adaptieren, falls wir erkennen, dass die Ziele, die wir für uns festgelegt haben, doch nicht der richtige Weg sind, um unsere Wünsche zu erfüllen oder unsere Visionen zu leben.

Wir scheitern oft, weil wir uns zu viel auf einmal vornehmen. Wenn unser Ziel z.B. „berufliche Neuorientierung“ heißt, ist das so groß, dass unser Gehirn sofort in den Prokrastinations-Modus schaltet.

Doch wenn wir unser Ziel in viele kleine, machbare Schritte zerlegen, dann sieht das ganz anders aus. Ein erster Schritt könnte z.B. sein: „Diesen Donnerstag recherchiere ich eine Stunde lang nach Weiterbildungsmöglichkeiten“. Dieses Ziel wirkt machbar und ist überprüfbar, und liefert einen ersten kleinen Erfolg bei einem Teilziel, der uns für den nächsten Schritt motiviert.

Ziele müssen nicht von Anfang an perfekt sein. Wir werden sie im Tun immer wieder anpassen und konkretisieren, sobald wir echte Erfahrungen gesammelt haben. Wenn wir Ziele zu detailliert formulieren nehmen wir uns die Chance, auf neue Möglichkeiten entlang unseres Weges zu reagieren. Doch egal wie sich unser Ziel im Detail entwickelt, die Richtung unseres Ziels sollte dabei immer im Einklang mit unseren Werten stehen, es sollte sich bei jedem Schritt richtig und gut anfühlen.

Beim Formulieren unseres Ziels unterscheidet man oft zwischen zwei verschiedenen Arten der Zieldefinition:

• SMART – Ziele: Diese Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminisiert. Sie sind ideal für klare Aufgaben mit messbaren Ergebnissen (z.B. Ich spare bis Dezember dieses Jahres 500 Euro)
• Mottoziele: Sie beschreiben Haltungen oder Richtungen, die wir verinnerlichen wollen, wie z.B. Ich lebe mein Leben mit mehr Leichtigkeit. Diese Ziele helfen uns, unsere innere Einstellung zu bewahren, auch wenn unser Alltag stressig wird.

Oft reicht es nicht, nur zu wissen was zu tun wäre, was gerade wichtig ist. Wir haben priorisiert, haben ein klares Ziel festgelegt und trotzdem passiert so gut wie gar nichts. Denn der Abstand „ich weiß was ich tun sollte“ und „ich mach es jetzt wirklich“ ist oft erstaunlich groß.

Die größte Hürde ist also, wirklich ins Tun zu kommen, obwohl wir wissen was wir wollen. Denn ein Anfang bedeutet auch immer Unsicherheit. Und unser Gehirn mag Sicherheit und Routine, deshalb ist das Neue oft zunächst beängstigend, auch hier lies gern im verlinkten Beitrag dazu nach.

Planen, vorbereiten, priorisieren und anfangen sind superwichtige Schritte, dennoch können wir nicht vermeiden, dass es auch manchmal zu Rückschlägen kommt, wenn wir uns mit Neuem beschäftigen. Mal funktioniert es einfach nicht so wie geplant, wir erkennen, dass ein Weg doch nicht ganz der richtige für uns ist und ein nachjustieren notwendig ist oder es passen ganz einfach äußere Umstände gerade nicht und hindern uns daran, umzusetzen was wir uns vorgenommen haben.

Es wird Tage geben, an denen wir einfach nicht ins Tun kommen und Momente, in denen wir hinterfragen, was wir hier eigentlich machen und Stunden, wo wir das Gefühl haben, schon wieder – oder noch immer – ganz am Anfang zu stehen.

All das ist wichtig und notwendig und ein ganz normaler Teil von Veränderungsprozessen. Und genau so sollten wir auch damit umgehen: Keine Vorwürfe an uns selbst, keine Selbstzweifel, sondern die Rückschläge als notwendige Schritte am Weg nach vorne erkennen und daraus lernen.

Geh ohne Selbstvorwürfe damit um. Sei stattdessen neugierig und versuche herauszufinden, warum ein Schritt nicht geklappt hat. Sieh jeden Rückschlag als Möglichkeit zu lernen und zu reflektieren, nicht als Urteil über deinen Charakter, dein Können oder deine Fähigkeiten. Vielleicht passt ein bestimmter Weg doch nicht zu dir, dann hast du jetzt die Möglichkeit, einen anderen auszuprobieren.

Denn jeder Rückschlag gibt uns die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln und dem Weg, der wirklich zu uns passt, einen Schritt näher zu kommen.

Rückschläge sind notwendig auf dem Weg nach vorne, sie sind ein Teil unseres Lebens und gehören dazu, die Alternative wäre, nichts zu ändern und nichts zu probieren und immer nur davon zu träumen, was wir eigentlich im Leben erreichen wollen. Wir dürfen uns selbst dankbar sein, dass wir uns zugetraut haben, überhaupt erste Erfahrungen zu sammeln und daran zu wachsen.

Manchmal ist es schwer, nach einem Rückschlag wieder loszustarten. Es hilft, flexibel zu sein und nicht krampfhaft am alten Plan festzuhalten, sondern neue Möglichkeiten zuzulassen. Wir müssen nicht alles umwerfen, aber einen nächsten Schritt definieren, der uns machbar vorkommt, ohne Druck, dass es jetzt perfekt sein muss, sondern mit viel Neugier und Interesse, was passiert, wenn wir diesen Schritt auch wirklich machen.

Und es hilft natürlich, nicht nur den kleinen Misserfolg von gerade eben vor Augen zu haben, sondern sich zu verdeutlichen, was das Ziel ist, das wir erreichen wollen, warum wir eigentlich tun was wir tun. Und da der Weg zum Ziel eben noch nicht fertig geschrieben ist, sind wir nun Abenteurerinnen, die ihre Gedanken endlich in Taten umsetzen und dabei den passenden Weg für sich selbst suchen… und das kann mal kurz und dann wieder länger dauern.

Wenn du mehr über Veränderungsprozesse und die dahinter liegenden Muster wissen willst, lies gern in meinem Blogartikel „Veränderung als Chance“ nach.